10 Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement am Arbeitsplatz

Bei der kompetenten Referentin, Michèle Marbach, haben unsere Mitarbeitenden Tipps und Tricks erhalten, wie man die Arbeitsorganisation am Arbeitsplatz effizient gestalten kann. Michèle Marbach ist eidgenössisch diplomierte Betriebswirtschafterin HF und Ausbilderin mit eidgenössischem Fachausweis sowie Geschäftsführerin bei Zwei Stunden - Wissen kurz und bündig GmbH.

Maximilian hat uns den Inhalt aus dem Workshop hier zusammengefasst. 

Wir kennen alle diese Situation. Zum fünften Mal in den letzten zwei Stunden rufe ich meine E-Mails ab. Nichts wichtiges, ein paar Mitteilungen der Firmenleitung, ein paar Spam Nachrichten, die es durch den Filter geschafft haben. War da nicht noch etwas Wichtiges das ich tun sollte? Ich scrolle durch meine Mails und suche die wichtige Mitteilung, an die ich mich zu erinnern glaube - gefunden! Mein Chef möchte, dass ich noch eine Reinschrift für die Zusammenfassung des letzten Meetings mache. Ich entscheide mich, das auf später zu verschieben und widme mich wieder meinem Code. Woran war ich noch gleich? Die E-Mails haben mich aus dem Konzept gebracht. Ich lese mir den Codeblock nochmals durch. Ach ja! Es ging ja um diesen miesen Bug, den ich ausmerzen muss. Aber wo versteckt er sich? Ich starte das Debugging, gehe die Schritte einzeln durch und versuche, den Bug ausfindig zu machen. Doch es fällt mir schwer, mich zu konzentrieren. Das Mittagessen liegt mir noch schwer im Magen und macht mich müde. "Hi, hast du die Reinschrift schon gemacht?". Ich schaue hoch. Es ist mein Chef, der in meinem Büro vorbeischaut. "Nein, das mach ich später. Ich bin noch gerade an diesem Bug...". "Ist okay. Schau einfach, dass du das möglichst bis heute Abend erledigt hast." Ich nicke. "Mach' ich!" Ich wende mich wieder meinem Code zu. Ich muss wieder komplett von vorne anfangen. Ich seufze und schaue auf die Uhr. Schon wieder eine Viertelstunde vergangen, ohne dass ich etwas gemacht habe.

Ungefähr ein Fünftel unserer wachen Lebenszeit verbringen wir an der Arbeit. Leider wird viel dieser Zeit wie im obigen Szenario oft verschwendet oder ineffizient eingesetzt. Aber Michèle erklärt uns in diesem Workshop mit zehn Tipps, was wir tun können, um unsere Zeit besser zu handhaben.

Tipp 1: Nach dem persönlichen Biorhythmus arbeiten

Man ist nicht zu jeder Uhrzeit gleich produktiv, sondern die Leistung schwankt stetig. Und von Mensch zu Mensch unterscheidet sich diese Produktivitätskurve. Was jedoch bei den meisten Leuten zutrifft ist ein Abfall der Produktivität nach der Mittagszeit. Um diese Zeit trotzdem gut nutzen zu können, ist es wichtig sich zu überlegen, welche Aufgaben eine hohe Konzentration benötigen und welche auch bei niedriger Leistungsstufe gut zu bewältigen sind.

Ein paar Beispiele für Aufgaben, die eine hohe Konzentration benötigen:

• Neue Konzepte lernen/erarbeiten
• Projektplanung
• Bug Fixing
• Meetings Leiten

Es ist zwar nie ideal, eine Aufgabe bei geringer Leistungskraft zu bearbeiten, aber diese Zeiten müssen trotzdem gefüllt werden. E-Mails abzurufen ist immer eine gute Möglichkeit, und es können auch andere, kleinere Sachen gemacht werden (z.B. Arbeitsplatz aufräumen oder Stühle und Tische verschieben etc.). Ansonsten muss man einfach 'normale' Aufgaben bearbeiten und damit rechnen, dass man dafür ein wenig länger brauchen wird.

Tipp 2: Informationsflut reduzieren

Laut Basex verliert die Arbeitswelt pro Arbeiter und Tag zwei Stunden durch Unterbrechungen. Manche Unterbrechungen sind dabei bestimmt auch notwendig, andere hingegen nicht. Um die tägliche Informationsflut besser in den Griff zu bekommen, ist es oft von Vorteil, die Menge an Informationen zu reduzieren, die man erhält. Die übrigen Informationen kann man dann nach Relevanz sortieren und sich diejenigen herausfiltern, welche gerade am Wichtigsten sind. Dabei ist es produktiver, ein Thema aufs Mal zu bearbeiten, statt sich mehrerer Sachen gleichzeitig anzunehmen.

Tipp 3: Auf Wichtiges fokussieren 

Wenn mehrere Aufgaben auf einmal anstehen, ist es häufig nicht klar, in welcher Reihenfolge diese am besten zu erledigen sind. Nach Eisenhower-Prinzip ist hier vor allem die Dringlichkeit der Aufgaben wichtig. Es sollte nie eine dringende Aufgabe aufgeschoben werden, um eine weniger dringende zuerst zu erledigen. Doch welche Aufgaben zählen als dringend und welche nicht? Als guter Referenzpunkt kann man sich die Frage stellen: "Hängt die Arbeit einer anderen Person von dieser Aufgabe ab?" Wenn die Antwort auf diese Frage 'Ja' lautet, ist die Aufgabe vermutlich dringend. Denn wenn ein Mitarbeiter auf einen anderen warten muss, kann viel Zeit verloren gehen. Dasselbe gilt auch für Kunden - Falls ein Kunde nicht arbeiten kann wegen eines Bugs im Code, dann ist dessen Behebung eine dringende Aufgabe.

Tipp 4: Auf das konzentrieren, was Resultate bringt

"20% des Aufwands bringt 80% der Resultate"

Ob sich das Paretoprinzip nun wirklich in seiner 20-80-Form auf alles anwenden lässt, darüber lässt sich streiten. Fakt ist aber, dass es gewisse Aufgaben gibt, die ein Projekt schneller voranbringen als andere. Manchmal kann man sich durch solche Überlegungen und Weglassen der langwierigen Aufgaben viel Aufwand sparen. Ob man jedoch nun wirklich die unproduktiveren 80% des Aufwands weglassen kann, kommt auf das Projekt drauf an. Manchmal muss man etwas einfach zu 100% fertig bringen, auch wenn 20% davon 80% der Zeit in Anspruch nehmen.

Tipp 5: Eat the Frog

"Eat the Frog" ist ein metaphorischer Ausdruck, der dafür steht, eine grosse, schwierige, unliebsame Aufgabe zu erledigen. Wir tendieren häufig dazu, solche Aufgaben vor uns her zu schieben ("Einen Frosch essen? Das mache ich lieber morgen..."), aber solche Aufgaben sind trotzdem Teil des Arbeitsalltags und müssen erledigt werden.

Die 1-3-5 Methode ist eine besondere Art der To-Do List, die dabei helfen kann, "den Frosch zu essen". Die grosse Aufgabe wird hier an die Spitze gestellt, drei mittelgrosse Aufgaben folgen und fünf kleine bilden die unterste Schicht. Diese Aufteilung soll dabei helfen, beim Erledigen der Aufgaben produktiver vorzugehen und motiviert zu bleiben. Die empfohlene Vorgehensweise ist hierbei, zuerst die grosse Aufgabe zu machen und sich dann den kleineren zu widmen. Die 1-3-5 Aufteilung hilft dabei, die Aufgaben überschaubar zu halten, jeden Tag mindestens etwas Grosses zu erledigen und trotzdem die kleineren Sachen nicht zu vernachlässigen.

Tipp 6: Termine machen, auch mit sich selbst

Das Führen eines Terminkalenders ist nicht nur für wichtige Termine oder Besprechungen hilfreich, sondern kann auch dabei helfen, den Tagesablauf besser zu planen. Der Kalender muss dabei nicht nur helfen, Termine mit Mitarbeitern oder Kunden im Kopf zu behalten, sondern kann auch dazu dienen, den eigenen Tagesablauf zu planen oder sich an eigene Aufgaben zu erinnern.

Tipp 7: Effizient mit E-Mails umgehen

Das häufige Abrufen von Emails nimmt jeden Tag viel Arbeitszeit in Anspruch. Michèle rät darum, die Inbox höchstens 2-3 Mal am Tag zu kontrollieren.

Beim Kontrollieren der Inbox ist auch zu beachten, dass man jede Email, die man anschaut, auch sofort fertig bearbeitet. So vermeidet man, Emails mehrmals anzuschauen. Erledigte Emails sollten dabei entweder gelöscht oder archiviert werden. Insgesamt sollte auf eine saubere Inbox und ein sorgfältiges Mail Management geachtet werden. Dadurch wird es einfacher, wichtige Emails wiederzufinden, und eine Leere Inbox zu haben ist ein befriedigendes Gefühl.

Beim Schreiben von Emails ist es wichtig, einen aussagekräftigen Betreff zu wählen, damit der Empfänger auf den ersten Blick erkennt worum es geht. Generell sollten Mails eher kurz gehalten werden. Vor dem Abschicken ist auch noch einmal zu überdenken, welche Leute nun wirklich in den cc müssen. Bei Diskussionen, die viel hin- und her benötigen und/oder nicht archiviert werden müssen, ist es oft produktiver, stattdessen Teams zu verwenden oder zum Telefon zu greifen.

Tipp 8: Sich abschotten

Um Ablenkungen vorzubeugen, kann es manchmal sinnvoll sein, sich abzuschotten. Folgende Massnahmen können dabei helfen, ungestört zu arbeiten:

• Türe schliessen (Falls man ein eigenes oder kleines Büro hat)
• Kopfhörer aufsetzen
• Unterbrechungen durch Mail/Telefon/Smartphone vermeiden durch aus-/lautlos schalten/umleiten
• Information an Mitarbeiter, dass man nicht gestört werden will (z.B. Status auf Teams umstellen)
• In einem anderen Büro arbeiten
• Solche abgeschotteten Arbeitszeiten sind am Besten fix im Kalender eingetragen.

Tipp 9: Pausen planen und machen

Zwar wäre es praktisch, wenn man stundenlang pausenlos durcharbeiten könnte, jedoch ist es wichtig, die Arbeit zwischenzeitlich niederzulegen. Regelmässige Pausen sind nicht nur gut für die Psyche, sondern auch für die Produktivität. Ein ruhiger Geist ist kreativer und lernfähiger als ein gestresster. Wichtig dabei ist jedoch, diese Pausen ohne Handy (ausser evtl. zum Musik hören) durchzuführen. Auf Social Media oder ähnlichen Plattformen wird unser Gehirn nur weiter stimuliert und kommt nicht zur Ruhe. Am Besten sind Pausen mit Bewegung an frischer Luft.

Auch wie man seine Freizeit gestaltet kann Auswirkungen darauf haben wie gut man sich erholt. Genügend Schlaf jede Nacht ist wichtig um bei der Arbeit fit zu sein und fördert die Lernkapazität. Ein Wochenende einfach verstreichen zu lassen während man Medien konsumiert ist in der Regel weniger erholsam als wenn man es bewusst gestaltet und die Zeit für wichtigere Sachen nutzt. Zum Beispiel für Kreative Triebe, Sport oder Unternehmungen mit Freunden.

Tipp 10: Sich positive Rituale schenken

Gute Angewohnheiten können im Alltag starke positive Auswirkungen haben. Wenn man sich erst einmal etwas richtig angewöhnt hat, kostet es kaum Anstrengung, das Ritual regelmässig weiterzuführen. Auf der anderen Seite kann man sich auch fragen, welche negativen Rituale (z.B. Handykonsum vor dem Schlafen, Rauchen, Prokrastinieren, etc.) man loswerden sollte.

Und nun wünschen wir euch effizientes Arbeiten!